Noch nie haben wir einen solchen Eifer verspürt, wieder zurück zur Arbeit zu gehen. Ein Großteil der Finanzteams, mit denen wir in der letzten Zeit zusammengearbeitet haben, wartet sehnsüchtig auf den Tag, an dem sich das Arbeitsleben wieder normalisieren wird. Allerdings zeichnet sich ab, dass Homeoffice in vielen Ländern zumindest bis Ende 2020 der neue Standard werden wird.
Die Anfänge der Homeoffice-Zeit liegen nun schon einige Monate zurück. Unsere Beobachtungen zeigen, dass viele Teams in der Finanzbranche bereits einen Weg gefunden haben, die Produktivität wieder auf das Niveau vor der Covid-19-Pandemie zu bringen.
Aber wird das Produktivitätsniveau aufgrund der gegenwärtigen Umstände stagnieren? Oder könnte die Arbeit von zu Hause aus vielleicht die Gelegenheit sein, herauszufinden, wie die Performance eines Finanzteams trotz der Unterbrechungen durch Covid-19 weiter verbessert werden kann?
In diesem Beitrag zeigen wir Möglichkeiten auf, die das Homeoffice für Führungskräfte im Finanzbereich bereithält, um die Performance ihres Teams in der Corona-Krise zu steigern. Dazu stellen wir Ihnen auch Tools vor, die dabei besonders hilfreich sein können.
Was macht ein leistungsstarkes Finanzteam aus?
Inzwischen dürften die meisten Finanzmanager die Erzählung der „sich wandelnden Rolle der Finanzabteilung“ kennen. Die Funktion hat sich, zusammen mit den Erwartungen an die Finanzleiter, vom passiven Reporting von Finanzdaten hin zu einer aktiven Vorhersage künftiger Geschäftsergebnisse verlagert.
Unsere Erfahrung zeigt, dass leistungsstarke Finanzteams nicht nur in kürzester Zeit Berichte erstellen können, sondern auch in der Lage sind, Veränderungen im Geschäftsumfeld zu adaptieren, zu analysieren und abzubilden, um das Unternehmen dabei zu unterstützen, den richtigen Weg einzuschlagen.
Die Stärke eines Finanzteams liegt vor allem in seiner Fähigkeit, die Daten so aufzubereiten, dass damit Unternehmensentscheidungen beeinflusst und gelenkt werden können. Letztlich sollte ein starkes Finanzteam die Rolle eines Geschäftspartners übernehmen und bei Geschäftsentscheidungen begleitend zur Seite stehen.
In der Realität geht es jedoch in den meisten Finanzteams immer noch hauptsächlich darum, die Bücher rechtzeitig abzuschließen.
Warum ist die Corona-Krise der beste Zeitpunkt, um die Performance Ihres Finanzteams zu steigern?
Die Covid-19-Pandemie war für viele Unternehmen und ihre Finanzabteilungen alles andere als einfach und mit der Homeoffice-Situation gehen wesentlich längere Arbeitszeiten einher.
Wäre dies also nicht ein eher ungünstiger Zeitpunkt für Finanzchefs, um auf noch mehr Leistung zu drängen?
Auch in der Corona-Krise gibt es viele Möglichkeiten, die Finanzteam-Performance zu steigern. Unserer Ansicht nach gibt es 3 Gründe hierfür:
1. Eine flächendeckende Digitalisierung für Ihr Unternehmen erreichen
Covid-19 ist der treibende Faktor für die digitale Transformation. Unternehmen sind zu Digitalisierung gezwungen, um den Geschäftsbetrieb in dieser „virtuellen Welt“ aufrecht zu erhalten. Vom Vorstand über das Management bis hin zu den operativen Teams sind alle Abteilungen gerade dabei, ihre Prozesse zu digitalisieren.
Angesichts der dringenden Notwendigkeit einer Digitalisierung in der gegenwärtigen Situation ist die Hürde für das Vorantreiben einer solchen Transformation deutlich niedriger geworden. Dies ist eine gute Gelegenheit für die Finanzleiter, auf Digitalisierungsstrategien zu drängen, um die Performance des Teams zu steigern.
2. Schwachstellen und ineffiziente Abläufe in Finanzprozessen aufdecken
Remote-Arbeit ist eine Belastungsprobe für Ihre Finanzprozesse. Wenn Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten dabei haben, Finanzdaten zu sammeln und Berichte zu erstellen, werden diese Aufgaben im Homeoffice erst recht eine Herausforderung darstellen. Daher ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, Ihre Prozesse noch einmal zu überprüfen und herauszufinden, in welchen Bereichen in Ihrem Team die größten Schwierigkeiten bei der Erstellung der Abschlüsse auftreten.
Ein umfassender Blick auf die wichtigsten Herausforderungen wird Ihnen dabei helfen, Hindernisse proaktiv zu beseitigen, bevor sie zu ernsthaften Einbußen für Ihre Finanzteam-Performance führen.
3. Staatliche Unterstützung für die Digitalisierung erhalten
Regierungen auf der ganzen Welt helfen Unternehmen durch die Covid-19-Pandemie – Damit einher gehen Digitalisierungsbemühungen, die mehr denn je unterstützt werden. Daher wäre jetzt eine gute Gelegenheit für Sie und Ihr Team, leistungssteigernde Tools zu subventionierten Kosten anzuschaffen.
Diese 3 Tools verbessern die Performance Ihres Finanzteams im Homeoffice
Wenn Sie als Führungskraft im Finanzbereich das Beste aus der aktuellen Situation machen möchten, dann sind dies die drei wichtigsten Tools, von denen wir glauben, dass sie die Performance Ihres Teams verbessern können:
Diese 3 Tools helfen Ihnen nicht nur während der Corona-Krise, sondern auch, wenn sich die Dinge wieder normalisieren.
1. Eine zentrale Datenbank als Single Source of Truth
Gut strukturierte Informationen sind ein entscheidender erster Schritt für eine effiziente Entscheidungsfindung, Berichterstattung und das Controlling. Wenn Sie Informationen über mehrere ERP-Systeme in verschiedenen Tochtergesellschaften verteilt haben, ist es an der Zeit, über eine zentrale Ablage für Ihre Finanzdaten nachzudenken. Denn eine manuelle Datenerfassung ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Durch die Einrichtung einer zentralen Datenbank wird Ihr Finanzteam weniger Zeit mit der Sammlung, aber dafür mehr Zeit mit der Analyse der Finanzdaten verbringen. Durch eine Single Source of Truth hat Ihr Team die Finanzdaten schneller verfügbar – so kann die funktionsübergreifende Zusammenarbeit bei der Berichterstattung und Analyse gefördert werden.
2. Hosting Ihrer Daten in der Cloud
Im Homeoffice wurde deutlich, wie wichtig eine hohe Verfügbarkeit der Finanzdaten ist, damit die Mitarbeiter die für ihre Arbeit notwendigen Informationen erhalten. Mithilfe einer Cloud-Lösung kann Ihr Team von überall und jederzeit arbeiten und auf die Daten zugreifen. Ausgefeilte Datenverschlüsselungsmaßnahmen sorgen bei Cloud-Lösungen außerdem dafür, dass Ihre Daten sicher verwahrt sind.
Hinzu kommt, dass Unternehmen wachsen – und dabei manchmal über ihre bestehende IT-Infrastruktur hinauswachsen. Cloud-Lösungen sind skalierbar, portabel und ermöglichen die Zusammenarbeit der Teams. Wenn Sie Ihre Informationen in der Cloud hosten, können Sie Ihre Infrastruktur leicht an die Bedürfnisse Ihres Finanzteams anpassen. Außerdem werden die IT-Kosten durch die Nutzung der Cloud reduziert, da die Anbieter von Cloud-Diensten von Skaleneffekten bei den Rechenzentren profitieren.
Das erhöht die Flexibilität und senkt im Gegenzug die Kosten. Darüber hinaus können Cloud-Lösungen ebenfalls auf die zentralisierte Datenbank zurückgreifen, um die Zusammenarbeit innerhalb der Finanzteams zu fördern.
3. Tools für das Aufgabenmanagement
Ein Tool für das Aufgaben- bzw. Taskmanagement erfüllt zwei Schlüsselfunktionen:
- Sicherstellen, dass die einzelnen Verantwortlichkeiten klar sind.
- Das Team entlang seines Fortschritts ausrichten.
Unter den gegenwärtigen Umständen ist es schwierig einzusehen, woran jeder einzelne Mitarbeiter arbeitet. Mit einem Aufgabenmanagement-Tool werden den Mitarbeitern klar definierte Ziele und Aufgaben zugewiesen. Wenn man die individuellen Ziele visualisiert, werden die zugewiesenen Aufgaben wahrscheinlich besser durchschaut. Wenn also klar ist, was zu tun ist, können Kommunikationsbrüche vermieden werden – der Prozess gewinnt an Effektivität und Effizienz.
Darüber hinaus ist es für den Einzelnen wichtig, den Fortschritt des Teams im Auge zu behalten. Bei Projekten und Berichten, die die Zusammenarbeit einer Gruppe von Einzelpersonen erfordern, würde ein Aufgabenmanagement Ihrem Team helfen, seine Arbeit effektiv zu priorisieren, um so den Projektabschluss auf schnellstem Wege zu gewährleisten. Außerdem sind die Führungskräfte in der Lage, die Fortschritte des Teams zu jedem Zeitpunkt nachzuvollziehen.
Tipps und Tools für Ihr Finanzteam in der Corona-Krise
Der Umzug ins Homeoffice ist eine Chance, die Art und Weise, wie wir im Finanzbereich arbeiten, zu überdenken. Wenn Sie sich um effektive Lösungen für Ihr Team bemühen und somit immer einen Schritt voraus sind, kann die Fortführung der Geschäfte im Fall unvorhergesehener Ereignisse gewährleistet werden.
Die derzeitigen Umstände aus einer neuen Perspektive zu betrachten, kann visionären Führungspersönlichkeiten dabei helfen, das Beste aus der Situation zu machen und die Möglichkeiten zu nutzen, mit denen die Team-Performance gesteigert werden kann. Es ist an der Zeit, die Kluft zwischen Finanzen und Technologie zu erkennen und Ihr Team auf Spitzenleistungen über Covid-19 hinaus vorzubereiten.
